Kuidas alustada suvepäevade planeerimist
Suvepäevade korraldamine on kujunenud paludes ettevõtetes tööelu normaalseks osaks. Seda üritust oodatakse niisama kindlalt, kui jõulupidu ja igakuist palgapäeva. Et toimunud suvepäevi ka hiljem ettevõttes hea sõnaga meenutataks, vajavad need ette planeerimist nagu iga teinegi üritus. Mõned tähelepanekud, mille järgimine garanteerib suvepäevade õnnestumise, saatis OÜ Riskianalüüs – tööohutusteenuste pakkuja üle Eesti.
Suvepäevad – ainult meelelahutuslikud või ka kasulikud?
Kõigepealt tasub mõelda sellele, et mis on suvepäevade kui ürituse eesmärk.
Vastusest sõltub tegelikult nii suvepäevade asukoht, meeleolu kui ka seal korraldatavad tegevused. On oluline erinevus, kas suvepäevade näol soovitakse pakkuda mõnusat tööajavälist lõõgastust või on tegu pigem tööga seotud oskuste arendamisega.
Suvepäevadeks sobivaid tegevusi valides tasub kindlasti töötajate eelistusi meeles pidada. Kui enamikule töötajatele on metsas matkamine vastumeelt, ei ole mõtet korraldada meeskonna liitmiseks suvepäevi, mille ainus tegevus on ekstreemsusse kalduv rabaretk, ööbimisega telkides.
Samas on tõenäoliselt kõik töötajad nõus proovima midagi uut ja osalema ööbimisega matka asemel pigem paaritunnisel metsa- või rabamatkal koos giidiga, kes tutvustab seda elukeskkonda. Paaritunnine uue tegevuse proovimine on uus ja põnev. Võib juhtuda, et järgmistel suvepäevadel soovitakse end juba rohkem proovile panna.
Võib ka juhtuda, et töötajad soovivad organiseeritud seltskonnamängude asemel pigem ennast tööalaselt arendada. Sellisel juhul tasub planeerida osa suvepäevade ajast seminarile või seminaridele ja mõtetevahetusele vabamas vormis, kui see kontoritingimustes tavaliselt võimalik on. Võibolla isegi ühendada töötajate soovitud ühe- või poolepäevane koolitus ja suvepäevade esimene päev?
Planeerimise alustamine – vastused siinolevatele küsimustele
Mida aga siis teha? Mõelge varasematele firma üritustele. Missugused tegevused seal meeldisid kõigile? Missugused tekitasid vastakaid inimestes emotsioone?
Kes on meeskonnas autoriteet, kelle arvamus on meeskonna mõjutamise mõttes kaalukam kui teistel meeskonnaliikmetel? Missugune suvepäevade tegevus teeb tema õnnelikuks?
Vastused neile küsimustele teevad tegevuste planeerimise lihtsamaks.
Loomulikult on oluline ka eelarve. Omades ülevaadet eelistatud tegevustest, saab valida olulisemad tegevused ja mõelda, kuidas ühildada mitmeid erinevaid soove.
Näiteks öömaja rentimine on tõenäoliselt oluline. Maja võib rentida saunaga või saunata. Kui öömaja hinnas sisaldub ka teisi soovitud tegevusi, tuleb nende kogumaksumus tõenäoliselt soodsam kui tegevusi eraldi tellides.
Kui tegevuste osas on eelistusteks näiteks rabamatk, ööbimine saunaga majas ning toitlustus, siis tasub panustada aega sellise öömaja leidmisele, mille hinnas on kõik soovitud võimalused.
Samuti tasub küsida eelistatud tegevuse korraldajalt, kas ta saab juurde pakkuda teisi soovitud tegevusi või öömaja. Nii saate uusi pakkumisi lisaks internetis leiduvatele.
Suvepäevade programmi paikapanekul tuleb jälgida, et see ei saaks liiga tihe ega ka liiga hõre. Minutite pealt planeeritud programm võib väsitada osalejaid ja korraldajaid. Puudub paindlikkus juhul, kui tekib põnev arutelu või soovitakse selles kohas natuke pikemalt aega veeta. Liiga hõre programm tähendab aga et inimesed võivad hakata endale ise tegevusi otsima ning mitte kõik need tegevused ei aita alati suvepäevade toredale möödumisele kaasa.
Suvepäevadel osalemine on siiski iga inimese vaba valik
Samamoodi peaks ka üldiselt suvepäevadele tulemine olema inimese vaba valik. Kohustuslik osalemine on enamasti kindel retsept katastroofiks, sest paari mossitaja olemasolu võib kogu sündmuse ära rikkuda. Etteplaneerimisega ja erinevate tegevuste välja pakkumine on võimalus kaasata võimalikult palju meeskonnaliikmeid suvepäevadele. Lõplik otsus osalemise osas jääb igale inimesele eraldi, ning seda tasub korraldajatel aksepteerida.
Suvepäevadelt koju hea tujuga
Suvepäevade tegevuste valikusse tasub mõelda nii meeskondlikke kui individuaalseid tegevusi.
Läbi aegade end tõestanud variant on planeerida üheks päevaks kaks-kolm tegevust. Üks aktiivsem ja teine rahulikum. Loomulikult mahuvad nende tegevuste vahele head söögikorrad, vaba aega iseendale, ning õhtuks saun ja peoline osa.
Siis on igal meeskonnaliikmel olnud võimalus tegeleda juba tuttava tegevusega, ning proovida ka midagi uut. Õhtul saab lõõgastuda ja päeva jooksul saadud põnevaid muljeid vahetada.
Ühtehoidvas kollektiivis sobib ka suvepäevadel meeskonnaürituse mõne rolli eriti hea täitmise eest eest töötajaid tunnustada mänguliste auhindadega. Siinkohal tasub jälgida, et mängud ja naljad püsiksid hea maitse piirides – kogemata jagatud hüüdnimi võib jääda kasutusse.
Kõik see tagab positiivsed emotsioonid peale suvepäevi, mis kanduvad üle ka töökeskkonda. Suvepäevad võivad olla ettevõtte meeskonnale aasta tipphetkeks, kui nende planeerimisega õigeaegselt alustada.
